私が自分のマンションの理事長になった４年前に、管理会社から提出された修繕履歴書を見て、その内容のあまりの内容のなさに唖然とした思いがあります。
そこで管理会社の担当者にマンション竣工以来約３０年間の修繕した工事の全領収書を集会室に用意してもらいました。
お盆休みの時期２日間を掛け、パソコンを持ち込んで、その領収書の内容をエクセルに打ち込みました。
打ち込む内容は①工事日時②工事内容③発注金額④施工会社⑤備考の５項目です。また、打ち込み後に、工事内容によって工種（外構・建具・消防設備・設備・植栽・金物・家具・電気・害虫駆除・塗装・インターホン・樋・躯体補修・エレベーター・防水・ガス・内装工事・大規模修繕工事・インターネット・防犯カメラ・タイル・テレビ）に分類分けしました。この分類は私が勝手につけたので、皆さんが解りやすい分類分けに各自で工夫すればいいと思います。
エクセルに入力した工事内容は約４００件になりました。
入力に手間はかかりましたが、エクセルデータですので、検索やデータ分析が簡単に行えます。
新しく工事が発生した時に、前回の工事から何年目に行った工事か？その時の工事費用はいくらか？が簡単に解るので、工事費が高いか安いか等も簡単に比較できるようになりました。
管理会社には、毎年の更新をお願いしており、このエクセルシートが、私のマンションの修繕履歴になりました。
修繕履歴書はマンション毎につくることが推奨されていますが、作成されていないマンションも多く、また仮にあったとしても、すべての工事内容が記載されていないケースも散見されます。
最初の入力に手間暇はかかりますが、ご自分のマンションの修繕履歴が、あまりにも大雑把であれば、自分で入力することをお勧めします。
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