最近の総会では、総会決議について「議決権行使書」を使用するケースが増えてきています。議決権行使書とは、事前に配布された議案書を確認し、それぞれの議案について、賛成・反対を記入し、総会に出席しなくても、組合員の意思を示すものです。昔の総会案内には「出席通知」と「委任状」の２つの項目しかありました。今でも、議決権行使書を採用していないマンションも多くあります。
管理会社が議決権行使書の使用を勧めるのは、議決権行使書を使用しなければ、普通決議で組合員の半数以上の出席が、特別決議では組合員の４分の３以上の出席が必要であり、総会が成立しない可能性が高いためです。総会運営を円滑におこなうためには便利な制度だと思います。
便利な議決権行使書ですが、一方では問題もあります。一つ目は、総会への参加者が非常に少なくなることです。本来は、年に１回開かれる定期総会は、組合員全員が参加し、議案一つ一つの説明を聞き、質問をして、その上で賛否を問うものであるべきです。また、委任状についても、理事長一任ではなく、奥様等自分のことを良く理解している人に代わりに総会に出席してもらい意思表示すべきものです。
今の総会では、とりあえず総会で議案化すれば、よほどおかしな議案でない限り、議決権行使書の段階で決議されており、総会へ参加した方は、ただ追認しているだけというケースがほとんどです。
健全な組合運営のためには、年に１回１時間程度は、組合員全員参加の集会形式の定期総会を開催すべきだと思います。
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